Le novità fiscali del Decreto Legge 193/2016 come da ultimo convertito in Legge introducono il nuovo adempimento a partire dal 2017 della comunicazione trimestrale di tutti i dati della fatturazione e della loro trasmissione telematica con liquidazione entro il trimestre successivo, anche se l’azienda è a credito di IVA.
Il decreto stesso controbilancia il peso di un ulteriore adempimento abolendo lo Spesometro e, il modello Intra 2 e le cosiddette “black list”.
Per le aziende con amministrazioni più evolute, questa variazione non comporta necessità di riorganizzazione in quanto il ciclo attivo e passivo sono gestiti in modo integrato e, in molti casi di aziende più grandi, la liquidazione IVA è fatta in modo automatico dal sistema.
Per molte PMI, Piccole e Medie Imprese, questo accorciamento dei tempi può comportare qualche problema, soprattutto se i fornitori sono artigiani o partite iva individuali che gestiscono ancora manualmente l’emissione della fattura e la spediscono in forma cartacea.
Le stesse PMI che hanno meno risorse per questi continui aggiornamenti, spesso gestiscono manualmente il ciclo passivo, lato fornitori, e qualche volta persino il ciclo attivo, lato clienti, senza utilizzare l’inserimento preventivo dell’ordine in modo da avere un flusso controllato:
offerta/preventivo ⇒ conferma d’ordine ⇒ ddt/bolla di lavorazione ⇒ fatturazione ⇒ gestione e previsione scadenze di pagamento e incasso.
In questo modo l’amministrazione passa giornate a registrare fatture non collegate a un ordine o a una consegna, a un preventivo, a un listino, e così, facendo neanche collegato a una pianificazione e programmazione della funzione acquisti.
La mancanza di una valutazione delle politiche degli acquisti sulla base di budget coinvolge anche la verifica di disponibilità finanziaria ed economica, magari negoziando le condizioni di pagamento e tutto questo impegna quotidianamente, tutto il mese o quasi, i collaboratori dell’imprenditore, sempre presi a “fare carta” e apparentemente impegnati al 100%.
Questa novità fiscale può e deve quindi ora essere l’occasione per riorganizzare la funzione Amministrazione Finanza e Controllo delle PMI facendo tesoro dell’esperienza delle aziende più evolute, e dotandosi di un sistema manageriale della gestione dei cicli acquisti, vendite, magazzino che devono essere progettati prima ancora che presidiati e implementati.
Per questa criticità della funzione di “uomo dei numeri” il responsabile dell’amministrazione nella scelta di aggiornamento e sviluppo del programma gestionale deve farsi affiancare da un professionista che lo assista nell’evoluzione dei sistemi contabili verso l’eccellenza.
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