Le regole (della riunione) che dimostrano disorganizzazione

In questa azienda evidentemente le riunioni sono decisamente movimentate e quindi si è avvertita l’esigenza di definire un “patto d’aula”: in pratica è una sorta di ring della boxe.

Questo sorta di “decalogo” in realtà è sintomatico di una gestione caotica in azienda, e comprende alcuni elementi molto soggettivi.

Parlare uno alla volta: evidentemente qualcuno ha scambiato la riunione in azienda per una assemblea di condominio. Questa regola dimostra, inoltre, che in azienda non vi è rispetto formale dell’interlocutore, poiché questa regola dovrebbe essere scontata.

Rispettare le opinioni: in una riunione le opinioni non dovrebbero neanche esistere poiché gli strumenti manageriali generano dati e la condivisione delle scelte dovrebbero mostrare scenari alternativi. Quanto al rispetto si torna di nuovo alla “tuttologia” individuale.

Confronto: il confronto è già negli strumenti, sui dati, sugli indicatori, la riunione è una condivisione o misurazione di scelte e strategie, una eventuale proposta di nuovi strumenti.

15 minuti di ritardo: non è il caso di entrare in merito a questo aspetto, dovrebbe essere scontata la puntualità.

Collaborazione: lo strumento organizzativo e gestionale è progettato per collaborare e cooperare, è la via per assicurare il lavoro comune. E’ esso stesso la collaborazione. Se non c’è uno strumento attraverso il quale “parlarsi”, ogni riunione è inutile.

Risposte costruttive: se si tratta di un comitato direttivo, non dovrebbe neanche servire indicare questo requisito comportamentale, se è una riunione operativa, il rischio è che tutti si sentano autorizzati a dare una opinione su tutto, obiettivo della riunione dovrebbe essere di chiarire le criticità emerse, non di mettere in discussione lo strumento che il management ha costruito per gestire i processi.

Comunicazione chiara: non si comprende bene qual è il requisito di cui si parla, quale il comportamento organizzativo da tenere alla riunione, forse bisogna arrivare semplicemente preparati avendo studiato i dati della riunione, forse non è chiaro che la comunicazione avviene sempre tramite strumenti e flussi pianificati

Ascolto attivo: in azienda l’ascolto non deve essere confinato agli incontri, ma a tutti i momenti di condivisione degli obiettivi, e magari alla formazione.

Risposte Costruttive: chiedere educatamente “secondo me”. In azienda il “secondo me” non dovrebbe esistere se parliamo di riunioni. Forse in questa azienda dovrebbe essere introdotto il “secondo i dati” o “Secondo lo strumento”.

In questa azienda sono stato invitato in occasione di un evento di presentazione della nuova linea di produzione ai clienti: se l’azienda crescerà forse si dovrà e potrà dotare di manager diversi dalla proprietà che si occupino di questo problema.

La prima cosa che bisognerebbe ricordare è che è compito dell’imprenditore definire strumenti, regole, procedure, gestione dei processi, ruoli e obiettivi, al fine di dare ai collaboratori gli strumenti per lavorare e gestire le riunioni sulla base di un modello di gestione e interazione. Infatti, anche al miglior manager deve essere assegnata in delega l’azienda attraverso uno strumento.

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