E il software che si deve adeguare all’azienda o l’azienda che si piega al software?

Quanti sono i Software presenti in azienda? Moltissimi. Le aziende si trovano di fronte alla necessità di disporre di programmi gestionali, operativi o contabili, di gestione scorte e magazzino, MRP cioè di pianificazione fabbisogno materiali oppure software tecnico di progettazione o programmazione attività di produzione o in senso lato di pianificazione attività. E tutto questo non è interconnesso con mail, messaggistica, altra comunicazione aziendale in cui spesso passano molte informazioni critiche.

Ognuno di questi programmi gestionali presidia una specifica area, sia dal punto di vista organizzativo, sia dal punto di vista contabile, funzionale e specialistico, e spesso viene acquisito da un fornitore diverso e specifico dell’area e risale (e si trascina nel tempo) a un determinato momento storico dell’azienda.

Ciò significa che i singoli programmi non “parlano” o non comunicano del tutto tra loro all’interno di un unico strumento, l’ERP Enterprise Resource Planning un vero ambiente che integri tutte le attività e i dati con finalità di gestione strategica dell’impresa.

Ma le stesse aree attività che i programmi presidiano, tipicamente le cosiddette operation, cioè il flusso trasversale vendite-ufficio tecnico-approvvigionamenti-produzione-logistica-post vendita hanno natura diversa e logiche organizzative e produttive diverse: il commerciale ha come riferimento il preventivo, l’ordine e il cliente, mentre la produzione aggrega gli ordini confermati e definisce il lotto, la commessa, l’ordine di produzione sulla base di cicli di lavoro tenuto conto della disponibilità di risorse e delle materie prime le quali a loro volta dipendono dagli approvvigionamenti che a loro volta ragionano in termini di scorta minima e di definizione precisa da parte dell’ufficio tecnico o progettazione del fabbisogno, il quale attende magari la definizione della distinta base proprio da quel commerciale dal quale tutto comincia.

Ecco perché un software, anche integrato e rigidissimo, non basta.

E’ corretto dire che ognuna delle funzioni sopra citate funziona (e ragiona) come un ingranaggio che gira alla propria velocità e discontinuità e che occorre “raccordare” per allinearlo a quella degli altri ingranaggi affinché alimenti e sia alimentato da essi. In un’immagine sportiva potremmo dire che gestire un’azienda è uno sport di squadra, e la squadra debba fare un percorso in cui il tempo viene preso sul più lento, l’ultimo che arriva cui anche gli altri si devono adeguare affinché non venga “staccato” e risulti di blocco e di rallentamento agli altri. Altrimenti, come nell’immagine ci ritroviamo con pezzi di azienda abbandonati a se stessi e software in parte o in toto inutilizzati.

La risposta corretta a questa complessità, acuita dalla crisi delle materie prime e dalle incertezze del mercato, soprattutto per aziende che abbiano processi discontinui, stagionalizzati, su commessa, non automatizzati al 100%, non pianificabili nel medio termine quindi NON è inserire un ennesimo software oppure peggio ancora, prenderne uno super-integrato che paralizzi l’azienda come spesso avviene.

Si tratta invece come detto di progettare e realizzare uno strumento “aperto” e “condiviso”, costruito su misura come un abito, complessivo, conoscitivo che fornisca un cruscotto di gestione, misurazione dei processi aziendali, attraverso il quale delegare e incentivare responsabili delle singole funzioni o aree.  Uno strumento per parlarsi, di comunicazione aziendale non un semplice o complicatissimo ed ennesimo software. Ci vuole quindi un meccanismo organizzativo per costuire e mantenere questo cruscotto, aggiornarlo, formare gli attori, svilupparlo e aggiornarlo.

E questo perché va definito prima, pianificando i requisiti e il fabbisogno informativo dell’ERP:

  • Quali sono i dati/informazioni e parametri critici rilevanti da utilizzare per disporre di un cruscotto unico significativo, che misuri l’efficienza, lo stato di avanzamento corretto delle attività e le informazioni rilevanti per prendere le decisioni.
  • In quali momenti (mensilmente, settimanalmente, giornalmente) considerare completi, corretti, allineati e registrare, osservare i dati per gestire in modo efficiente l’intero processo aziendale e analizzare le cause degli scostamenti rispetto agli obiettivi.
  • Come definire e animare un Comitato inter-funzionale che “aggiusti” continuamente e allinei le diverse velocità dei singoli processi e delle attività aziendali al fine di ottimizzarne l’efficienza complessiva aziendale

Per farlo è necessario disporre in azienda di un Project & Data manager che conosca:

  1. La natura dei singoli dati, come si formano, come e quando vengono imputati, i cicli contabili, le necessità informative aziendali, i kpi, il flusso documentale della commessa, dell’ordine, del processo aziendale complessivo.
  2. Il mercato dell’azienda, il cliente, il prodotto aziendale, i fattori critici di successo, la stessa identità dell’azienda che deve utilizzare l’ERP e che l’ERP deve fare propri.
  3. Le capacità dei collaboratori e referenti aziendali che devono presidiare lo strumento necessari e quelle attuali e disponibili, formando i collaboratori, condividendo una biblioteca aziendale delle procedure operative e tecniche formative, creando nuove figure organizzative se necessario nella logica della gestione del dato proattiva.
  4. La necessità di presentare un progetto unico alla Direzione/ Proprietà coinvolgendola nella definizione dell’architettura dell’ERP ed evitando che le singole esigenze delle singole aree aziendali, espresse in momenti diversi nel tempo a una software house, senza un unico interlocutore aziendale competente compromettano l’efficace gestione complessiva dell’ERP.

Attraverso la Business Intelligence pianificata con un Temporary Manager come il consulente di Direzione Aziendale, un aziendalista esperto, non un programma ma un aggregatore intelligente di dati significativi e i nostri Project Manager è possibile disporre quindi di uno strumento di controllo, integrazione e pianificazione delle attività aziendali e di affrontare la complessità della gestione in modo efficace. E’ quallo che faccio dal 1990: vogliamo lavorare insieme anche per la vostra azienda?

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