La Digitalizzazione dei cicli contabili e in generale del data entry rappresenta una opportunità di riorganizzazione strategica per la PMI e non solo.

Tra le figure che stanno progressivamente venendo a mancare nel mercato del lavoro c’è quella classica del ragioniere, cioè dell’impiegato amministrativo che provvede alla registrazione delle fatture attive e passive, alla registrazione dei cicli finanziari delle banche e della cassa (e pagamenti/incassi clienti/fornitori) e alla predisposizione delle liquidazioni mensili dell’IVA, oltre che alle altre registrazioni relative per esempio al prospetto mensile del costo del lavoro.

Man mano che queste figure tradizionali vanno in pensione, si fa sempre più fatica a trovare un contabile “a tutto tondo” poiché le figure più giovani disponibili sul mercato, soprattutto se hanno lavorato per aziende medie o medio grandi, spesso si sono occupati solo di taluni cicli contabili minori (fatturazione, bollettazione, cespiti, magazzino) e non della vera e propria contabilità generale dai cicli mensili fino alla bozza del bilancio e perciò non sono autonomi e richiedono lunghi periodo di affiancamento.

L’introduzione della fattura elettronica ha aperto la strada della digitalizzazione dei cicli di registrazione contabile riducendo ed eliminando del tutto in alcuni casi le operazioni manuali di inserimento (data entry) delle fatture attive emesse dall’azienda (e per chi ha proseguito con la digitalizzazione anche di quelle passive dei fornitori) e può essere l’occasione per gestire questa trasformazione digitale cogliendone le opportunità strategiche di aumento di efficienza e produttività.

Infatti, la gestione dei flussi digitalizzati fin dalla pianificazione materiali e l’ordine verso il fornitore emessi da un programma evoluto consente di “guidare” il flusso di ritorno in modo automatico allocandolo correttamente nel codice di conto predeterminato dal singolo flusso (fattura) nel centro di costo, nelle contropartite di magazzino, nei registri fiscali e nei processi amministrativo/fiscali e così via. Questo consente quindi di non dover disporre obbligatoriamente di figure amministrative che debbano conoscere le tecniche contabili della partita doppia, della conciliazione conti, dei regimi e degli obblighi fiscali, ma semplicemente competenze di data management, acquisizione, verifica e controllo come per qualunque altro dato.

Il futuro della funzione AFC, Amministrazione Finanza, Controllo è sempre più orientato a conoscere la natura del dato e presidiarne la sua manifestazione, al suo controllo a fronte di obiettivi definiti di efficienza e misurabilità, e sempre meno a generarlo tramite operazioni manuali.

Gli stessi cicli finanziari, di inserimento movimenti bancari, di conciliazione degli stessi, di gestione dello scadenzario clienti e fornitori, di generazione della tesoreria aziendale, sono eseguibili tramite programmi e applicativi che fanno sempre più dialogare flussi di dati provenienti esternamente da clienti, fornitori e banche (ed eventualmente magazzini, reparti di produzione e logistica, altre basi e fonti di dati) con gli ERP gestionali interni nell’ottica di una sempre maggiore integrazione.

Una rivoluzione digitale della funzione AFC di questo genere, che ottimizza nel tempo i costi improduttivi dell’amministrazione tradizionale, redistribuisce i carichi di lavoro e finalmente la integra con gli altri gestionali di pianificazione strategica delle attività dell’azienda, al di là del Software che va scelto, e questo è il rischio più grande, solo avendo definito i requisiti del sistema di dati complessivo per la transizione digitale, richiede un rigoroso Project Management da parte della Direzione Aziendale affiancata da esperti aziendalisti e professionisti a disposizione dell’impresa italiana.

Il compito del consulente di direzione aziendale in questo contesto è proprio quello di trasmettere all’azienda competenza ed esperienza, nella progettazione, nella formazione e nella realizzazione degli strumenti avanzati come ERP, MRP e altri strumenti di pianificazione e controllo.

Non aspettare il cambiamento: pianifica e gestisci il cambiamento, sii il cambiamento!